Eine klare Organisationsstruktur ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. Mitarbeitende müssen wissen, welche Abteilungen existieren, wer für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Ein Organigramm kann diese Zusammenhänge übersichtlich darstellen und dadurch die interne Orientierung erleichtern.
Während einfache Organigramme noch manuell erstellt werden können, wird die Arbeit bei größeren Unternehmen schnell aufwendig. Viele Ebenen, Abteilungen und Mitarbeiter lassen sich wesentlich effizienter mit einer passenden software für organigramme abbilden. Moderne Lösungen bieten Vorlagen, automatische Verbindungen, flexible Layouts und teilweise auch Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Team.
Was ist ein Organigramm?
Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens oder einer anderen Organisation. Es kann beispielsweise Führungsebenen, Abteilungen, Positionen und Berichtslinien zeigen. Dadurch wird auf einen Blick sichtbar, wie einzelne Bereiche miteinander verbunden sind.
In einem klassischen hierarchischen Organigramm steht die Unternehmensleitung häufig an der Spitze. Darunter folgen beispielsweise Geschäftsbereiche, Abteilungen, Teams und einzelne Positionen. Je nach Unternehmensstruktur können jedoch auch flache oder Matrix-Organigramme sinnvoll sein.
Der große Vorteil liegt in der visuellen Darstellung. Informationen, die in langen Texten oder Tabellen schwer zu erfassen sind, können in einem übersichtlichen Schaubild schneller verstanden werden.
Warum lohnt sich spezielle Organigramm-Software?
Ein Organigramm lässt sich grundsätzlich mit verschiedenen Programmen erstellen. Klassische Office-Anwendungen und Grafikprogramme bieten beispielsweise entsprechende Funktionen. Bei umfangreicheren Strukturen kann eine spezialisierte Lösung jedoch deutlich praktischer sein.
Eine geeignete Software kann das Erstellen und Bearbeiten von Organigrammen vereinfachen. Statt jedes Element und jede Verbindung manuell anzulegen, können Vorlagen und automatische Layoutfunktionen einen Teil der Arbeit übernehmen.
Besonders hilfreich ist dies, wenn sich die Unternehmensstruktur regelmäßig verändert. Neue Mitarbeiter kommen hinzu, Zuständigkeiten werden angepasst oder ganze Abteilungen werden umstrukturiert. Ein digitales Organigramm lässt sich in solchen Fällen leichter aktualisieren als eine statische Grafik.
Wichtige Funktionen bei der Auswahl
Nicht jede Lösung bietet die gleichen Möglichkeiten. Vor der Auswahl sollte deshalb geprüft werden, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden.
Vorlagen und automatische Anordnung
Vorlagen können den Einstieg erheblich erleichtern. Statt mit einer leeren Arbeitsfläche zu beginnen, lässt sich eine vorhandene Struktur anpassen. Automatische Layoutfunktionen sorgen außerdem dafür, dass Kästen und Verbindungslinien übersichtlich angeordnet werden.
Einfache Bearbeitung
Eine gute Benutzeroberfläche sollte das Hinzufügen, Verschieben und Löschen von Positionen möglichst unkompliziert machen. Gerade bei häufigen Änderungen spart eine intuitive Bedienung Zeit.
Mehrere Hierarchieebenen
Kleine Unternehmen benötigen möglicherweise nur wenige Ebenen. In größeren Organisationen kann ein Organigramm dagegen zahlreiche Abteilungen und Unterebenen enthalten. Die Software sollte daher auch komplexere Strukturen übersichtlich darstellen können.
Datenimport
Bei umfangreichen Unternehmen kann es sinnvoll sein, vorhandene Mitarbeiterdaten für die Erstellung eines Organigramms zu verwenden. Bestimmte professionelle Lösungen unterstützen beispielsweise den Import aus Tabellen oder anderen Datenquellen. Microsoft beschreibt für Visio unter anderem die Möglichkeit, Organisationsdaten aus Excel oder anderen unterstützten Quellen zu verwenden.
Zusammenarbeit und Teilen
Wenn mehrere Personen am Organigramm arbeiten, sind Funktionen zum Teilen und zur Zusammenarbeit besonders interessant. Online-Lösungen können es ermöglichen, Änderungen gemeinsam vorzunehmen und die aktuelle Version zentral bereitzustellen.
Organigramm Schritt für Schritt erstellen
Bevor die Software geöffnet wird, sollte zunächst die gewünschte Struktur festgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise die Geschäftsleitung, Abteilungen, Teamleitungen und weitere Positionen.
Anschließend werden die einzelnen Ebenen in der Software angelegt. Die oberste Position bildet normalerweise den Ausgangspunkt. Darunter werden die direkt untergeordneten Bereiche und Positionen ergänzt. Verbindungslinien zeigen anschließend die jeweiligen Beziehungen.
Microsoft beschreibt einen ähnlichen Ansatz für Visio: Übergeordnete und untergeordnete Shapes werden miteinander verbunden und anschließend mit Namen, Positionen und weiteren Informationen versehen.
Nach der Erstellung sollte das Diagramm auf Vollständigkeit und Verständlichkeit geprüft werden. Sind die Berichtslinien eindeutig? Fehlen Abteilungen oder Positionen? Sind die Bezeichnungen einheitlich? Erst danach sollte die fertige Darstellung verteilt oder veröffentlicht werden.
Welche Arten von Organigrammen gibt es?
Die passende Darstellung hängt von der jeweiligen Organisation ab.
Hierarchisches Organigramm
Das hierarchische Organigramm ist eine klassische Form. Die Struktur wird von oben nach unten dargestellt. Führungsebenen stehen über den ihnen zugeordneten Abteilungen und Mitarbeitern.
Flaches Organigramm
Bei flacheren Unternehmensstrukturen gibt es weniger Hierarchieebenen. Das kann insbesondere bei kleineren Unternehmen oder Organisationen mit kurzen Kommunikationswegen sinnvoll sein.
Matrix-Organigramm
In einer Matrixstruktur können Mitarbeiter mehreren Verantwortungsbereichen oder Projektleitungen zugeordnet sein. Dadurch ist die Darstellung komplexer und sollte entsprechend sorgfältig geplant werden.
Worauf Unternehmen besonders achten sollten
Ein Organigramm sollte nicht unnötig kompliziert sein. Werden zu viele Informationen gleichzeitig dargestellt, kann die Übersichtlichkeit verloren gehen. Es empfiehlt sich deshalb, vorab festzulegen, welchen Zweck das Diagramm erfüllen soll.
Soll es ausschließlich die Hierarchie zeigen, reichen möglicherweise Namen, Positionen und Abteilungen. Für interne Zwecke können zusätzlich Kontaktdaten, Zuständigkeiten oder weitere organisatorische Informationen relevant sein.
Auch die Aktualität spielt eine wichtige Rolle. Ein Organigramm verliert seinen Nutzen, wenn ausgeschiedene Mitarbeiter, neue Abteilungen oder geänderte Verantwortlichkeiten nicht zeitnah berücksichtigt werden.
Ein übersichtliches Organigramm kann dabei helfen, Unternehmensstrukturen verständlich abzubilden und Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen. Für kleine Strukturen können einfache Diagrammwerkzeuge ausreichen. Bei komplexeren Organisationen bieten spezialisierte Lösungen zusätzliche Funktionen für Vorlagen, automatische Anordnung, Datenübernahme und gemeinsame Bearbeitung.
Wer regelmäßig Organigramme erstellt oder umfangreiche Unternehmensstrukturen verwalten muss, sollte deshalb prüfen, welche software für organigramme zu den eigenen Anforderungen passt. Entscheidend sind dabei nicht nur die Gestaltungsmöglichkeiten, sondern auch Bedienkomfort, Aktualisierbarkeit und die Größe der abzubildenden Organisation.
